RÈGLEMENT INTÉRIEUR

• Ce règlement intérieur a pour objectif de compléter les statuts de l’association TIARÉ GUIDÉLOIS et est adjoint à ceux-ci. Il est transmis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. La mise à jour des coordonnées de l’association et du conseil d’administration 2024 est présentée en annexe.

Titre I : Membres

Article 1 – Cotisation ► Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une contribution annuelle : 2 formules d’adhésion calendaire – 1er janvier au 31 décembre – sont présentées (individuelle ou familiale – couple avec enfants mineurs), leurs montants sont fixés chaque année par l’Assemblée Générale selon la procédure adoptée. Le versement doit être effectué par chèque ou virement (les espèces ne sont pas acceptées) au plus tard lors de la participation à la première activité du candidat. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Chaque année, le membre est avisé pour le renouvellement de son adhésion. Sur demande, un reçu de versement est fourni à chaque enregistrement. En fonction de la période tardive par rapport au calendrier de la souscription, un tarif dégressif peut s’appliquer.

Article 2 – Admission de nouveaux membres ► Chaque postulant doit remplir un bulletin d’inscription daté et signé, précisant l’engagement de respecter les statuts, le règlement intérieur & l’autorisation de recueillir les données personnelles (RGPD : voir article 14). Pour valider l’adhésion, toute candidature doit être recommandée par un membre actif – À postériori – par le conseil d’administration (remise de la carte d’adhérent).

Article 3 – Droits et devoirs des membres de l’association ► Le TIARÉ GUIDÉLOIS est une association conviviale. Dans cet esprit, les membres, sont conviés à partager leur créativité et à coopérer, sous leur propre responsabilité et engageant celle de leurs invités, avec un comportement irréprochable, aux différentes tâches d’organisation relatives aux activités (installation, service, nettoyage, etc…) ; pour la validation de cette participation, certains critères peuvent être prescrits (physique, moral, prophylactique, etc…). Toute initiative individuelle ou collective est la bienvenue ; cependant si cela impacte la gestion ou l’activité de l’association, informer prioritairement et en amont le bureau (Président, Secrétaire ou Trésorier) qui statuera sur la démarche. En cas de crise sanitaire, chaque membre (ou invité-e) s’engage à respecter le protocole prévu, à présenter son “pass sanitaire ou vaccinal” s’il est requis ; tout manquement peut être soumis à une délibération immédiate de membres du conseil d’administration. Par souci d’aménagement, ils s’engagent à répondre, dans les délais prévus, aux messages les démarchant et à prévenir au plus tôt tout changement suite à un engagement initial (suite à une consultation par sondage par exemple). Par leur adhésion, ils autorisent l’association TIARÉ GUIDÉLOIS à utiliser et diffuser à titre gratuit et non exclusif des photographies ou vidéos les représentant & réalisées lors d’actions associatives – conformément à l’article 7 des statuts. Nota : ce pouvoir est aussi valable pour leurs invités, avertis préalablement, qui participent aux diverses activités organisées par l’association TIARÉ GUIDÉLOIS. Les adhérents ont le droit et le devoir d’assister ou d’être représentés aux assemblées générales, avec voix délibératives. Ils sont également éligibles au bureau ou conseil d’administration.

 Titre II : Fonctionnement de l’association

Article 4 – Le conseil d’administration ► Conformément à l’article 11 des statuts de l’association TIARÉ GUIDÉLOIS, le Conseil d’Administration a pour objet d’autoriser tout acte et opération permis à l’association et qui ne sont pas du ressort des Assemblées Générales : admission, radiation de membres, gestion financière, donne pouvoir au Président, Secrétaire et au Trésorier, administre l’association conformément aux statuts, représente celle-ci auprès de Tiers, applique les décisions prises en assemblées. Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes : Il se réunit une fois au moins tous les 3 mois, sur convocation du Président, ou sur la demande du quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre du conseil qui, sans excuse formulée et sans représentant désigné, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 5 – Le bureau ► Le BUREAU est chargé de gérer les affaires courantes : l’organisation (assurance, communication, démarches municipales & sociales) & la trésorerie (budget, démarches bancaires). Il est composé d’un président, d’un secrétaire (le secrétaire-adjoint prenant les fonctions en cas d’indisponibilité du titulaire, le seconde suivant les circonstances), d’un trésorier (le trésorier-adjoint prenant les fonctions en cas d’indisponibilité du titulaire, le seconde suivant les circonstances). Il est constitué chaque année lors de la 1^ère réunion du conseil suivant l’AG.

Article 6 – Systèmes d’inscription, d’acquittement et de participation aux activités

L’inscription aux activités se fait via le site de l’association (page “inscription aux activités), par mail ou téléphone ; elle doit être antérieure au paiement. Plusieurs modes de paiement sont possibles : chèque(s) libellé(s) au nom de l’association avec dépôt de la valeur totale si paiement échelonné, “virement bancaire” (voir annexe), “paiement par carte bancaire” (via un terminal ou une plateforme de paiement en ligne), carte “prépayée”, “remise d’espèces” auprès du trésorier ou “avoir” suite annulation justifiée à une précédente activité. Tout règlement doit être accompagné de la désignation de l’action concernée. Par souci de classification, les règlements doivent être dissociés entre adhésion, activité, équipement, …

Pour toute participation au cours de danse “Heinoa”:

• une autorisation parentale est obligatoire pour les mineurs(es)
• une attestation sur l’honneur d’aptitude physique à la pratique de la danse de loisirs est demandée (validité 29/juin/2024). A compter du 01/sept/2024, un cerficat médical pour tous est requis (validité 3 ans).

L’inscription est accompagnée de son règlement (hors espèces) sous 48 h pour être validée ; si celui-ci est tardif, la prestation n’est pas garantie. Le coût est conditionné à l’échéancier établi lors de la présentation de chaque activité. Sur demande auprès du trésorier : a) un justificatif est délivré – b) un encaissement différé du chèque bancaire peut être consenti.

Réservation de places pour un groupe ou invité(s) extérieur(s) : la personne représentative devra s’acquitter d’un règlement commun pour valider la disposition homogène de l’ensemble. Cette personne devra répondre des éventuels désistements de son groupe ou de ses invités.

> Participation aux évènements : tout membre doit honorer le coût prévu de son inscription, dans le cadre de l’organisation, une prestation gracieuse est demandée aux adhérents(es) suivant leurs compétences [installation, nettoyage, service ou relative à l’activité ]. Les recettes de représentations extérieures servent à alimenter la trésorerie générale.   

Article 7 – Modalités de demande de remboursement

1. Reversement suite aux frais engagés pour le compte de l’association : sur présentation de factures.
2. Annulation d’activité du fait de l’association ou à cause d’une circonstance exceptionnelle (ex : pandémie) : restitution intégrale des montants avancés, sous forme d’ “avoir” sur activités, de virement bancaire (après fourniture d’un RIB), destruction authentifiée des chèques non encaissés ; les modalités de reversement sont communiquées à chaque client.
3. Annulation d’activité du fait du client : seul un contact téléphonique peut valider cette action (envoyé en complément : mail ou SMS). Si le motif évoqué n’est pas prouvé, les frais engagés par l’association ou prestataire (mentionnés sur la page dédiée du site) sont déduits de l’inscription, ce décompte peut-être annulé en cas de remplacement effectué par la personne concernée . En cas d’absence légitime à une activité, un remboursement sous conditions est effectué après validation du conseil d’administration. Les demandes sont à adresser avec les justificatifs (factures, attestation sur l’honneur, certificat médical ou administratif), le mode de paiement effectué. Le remboursement se fait sous forme d’« avoir sur activités », chèque bancaire ou par virement bancaire (fournir impérativement un RIB lors de la demande initiale). En cas d’annulation de séjour (justifiée et sous conditions prescrites), hors assurance du prestataire, l’acompte pour la réservation, l’assurance souscrite et les frais liés à ce désengagement resteront dûs. 

Article 8 – A) Vérificateurs aux comptes : Ils peuvent être membres de l’association ou personne extérieure, mais ils doivent :

– ne pas faire partie de l’organe dirigeant de l’association (Conseil d’Administration), et être élu par l’Assemblée Générale.

Une fois par an, les comptes peuvent être vérifiés par une autre personne que le trésorier ou un membre du bureau.

La fonction de ces personnes est de veiller à l’exactitude des comptes.

B) Assistant juridique :

Il peut être membre de l’association ou personne extérieure, mais il doit :

– ne pas faire partie de l’organe dirigeant de l’association (Conseil d’Administration), et être élu par l’Assemblée Générale.

La fonction de cette personne est de veiller à la protection juridique de l’association.

 Article 9 – Assemblée Générale Extraordinaire ► Conformément à l’article 15 des statuts de l’association TIARÉ GUIDÉLOIS, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée en cas de nécessité. L’ensemble des membres de l’association sera convoqué par courrier ou e-mail.

 Titre III : Dispositions diverses

Article 10 – Communication ► Toute information relative à l’association doit transiter par le réseau dédié (boîte mail, SMS, etc…) avant d’être diffusée aux adhérents concernés.

Article 11 – Protection des transmissions ► En complément de l’article 3 du règlement, les émissions des comptes rendus de réunion, des photographies et vidéos prises lors des activités sont protégées par mot de passe diffusé aux seuls adhérents.

Article 12 – Réseaux sociaux ► ne pas insérer les comptes “média” de l’association en destinataires partagés pour des messages à consonance “revendicative”, même légitimes.

Article 13 – Modification du règlement intérieur ► Le règlement intérieur de l’association est établi par le bureau ou conseil d’administration. Il peut être modifié par ce conseil ou sur proposition d’un quota de membres (1/3), selon la procédure validée lors de l’AG. Le nouveau règlement intérieur sera communiqué à chacun des membres de l’association sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.

Article 14 – Participation de personne(s) extérieure(s) à une activité ► Les personnes extérieures à l’association, sollicitées par différents médias ou affichages, s’engagent par leur inscription, à respecter le règlement intérieur de l’association pour les différentes modalités liées à cette activité et y participer sous leur entière responsabilité. L’adhérent(e) souhaitant faire participer un(e) invité(e) à une activité doit, préalablement, avoir l’accord du responsable concerné.

Article 15 – RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Les données suivantes sont recueillies après accord : Nom, prénom, téléphone, adresse mail, adresse postale, année de naissance (facultatif & suivant conditions de la participation à l’activité concernée).

Finalités du traitement : ces données sont recueillies en vue de tenir à jour notre fichier d’adhérents , permettre de recevoir la newsletter ; en aucun cas ces données ne seront cédées ou vendues à des tiers.
Responsable du traitement : Joël THOMAS (PRÉSIDENT – tél : 06 02 37 68 22 – mail : tiareguidelois56@gmail.com)

Destinataires des données : Jean-François GIRAULT (SECRÉTAIRE – tél : 07 83 48 75 12 – mail : jf.girault@orange.fr) & Jean-Marc LE GAL (TRÉSORIER – tél : 06 89 21 83 46 – mail : le-gal.jm@wanadoo.fr) ont accès à ces données dans le cadre de leurs missions respectives. Les membres du bureau ont accès à la liste des adhérents.

 Droit d’accès et de rectification :

Possibilité, en vertu du Règlement européen sur la protection des données personnelles, en vigueur depuis le 25/05/2018 :

• d’avoir accès aux données concernant la personne.
• de demander leur rectification et leur suppression. Ces démarches s’effectuent auprès de Joël THOMAS (PRÉSIDENT- tél : 06 02 37 68 22 – mail : tiareguidelois56@gmail.com).

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MàJ février 2024